La crisis sanitaria ha afectado a la salud de cientos de miles de personas, también lo ha hecho con la salud económica de innumerables negocios, especialmente en el segmento de la PYME y autónomos, donde ,en un elevado de número de casos, se ha puesto de manifiesto que el modo en que se estaba gestionando la parte económica de sus negocios adolecía de unos pilares básicos.
Estamos ante un escenario complejo y que requiere que paremos a reflexionar sobre muchos aspectos esenciales de la forma en que gestionamos la economía de nuestros negocios. A continuación, se indican algunas sugerencias, que en el supuesto caso que no se apliquen, convendría pensar sobre ellas:
- Situación económica real.
- Previsiones para los próximos 6 a 12 meses.
- Análisis de costes y renegociación de deudas.
- Necesidad de financiación.
- Ayudas y subvenciones.
- Planificación y control económico.
Situación económica real
Es esencial conocer el punto exacto en el que nos encontramos desde la perspectiva económica, para ello debemos disponer de la siguiente información:
- Cuantía de la deuda contraída. En este apartado realizaremos un listado con cada uno de nuestros acreedores, identificando la cuantía adeudada, así como las fechas en las que deberíamos realizar los pagos comprometidos. Es muy útil hacerlo en un archivo Excel a modo de calendario, para que sea lo más visual posible.
- Determinar los cobros pendientes. Enumerar quién nos debe dinero, cuánto, cuándo nos va a pagar y si existe riesgo de insolvencia.
- Recursos económicos de los que disponemos.
Estos son nuestros datos objetivos, cuánto debemos, cuánto nos deben y con qué dinero contamos actualmente.
Previsiones para los próximos 6 a 12 meses
En función de nuestra experiencia, conocimientos de nuestro negocio y del mercado, estableceremos tres escenarios, en los que será lo más realista posible, un segundo más pesimista y otro más optimista. En cada uno de ellos realizaremos las siguientes previsiones a 6 meses/1 año:
- Ventas y cobros.
- Gastos y pagos.
Confrontaremos la información incorporada a cada uno de los tres escenarios para ser conscientes de la realidad económica que podemos vivir. Es importante revisar y analizar cada uno de los tres escenarios, para que tras un estudio minucioso seamos capaces de obtener una información que va a ser de gran relevancia en la gestión económica del negocio como:
- Rango de financiación que podríamos necesitar.
- Gastos fijos.
- Importe mínimo a facturar para cubrir gastos y no tener pérdidas (punto de equilibrio o break event).
- Importe facturar para obtener una rentabilidad mínima.
- …
Gestionar un negocio sin perder de vista la información extraída de este punto va a permitir canalizar de un modo eficiente nuestros esfuerzos hacia unos objetivos económicas que tendrán una mayor visibilidad.
Análisis de costes y renegociación de deudas
Una vez que hemos realizado el trabajo de conocer la situación real del negocio, habiendo identificado deudas, cobros pendientes, recursos económicos con los que contamos y previsiones de ingresos/cobros y gastos/pagos, estaríamos en disposición de determinar, en primer lugar, si vamos a necesitar financiación, y, en segundo lugar, en caso de que la respuesta a la primera pregunta sea afirmativa, qué cuantía necesitaríamos. Sin embargo, a pesar de que, en este punto, dispondríamos de una buena información para comenzar a buscar financiación, es recomendable, que antes procedamos a analizar cada uno de los gastos que hemos identificado en los puntos anteriores haciéndonos las siguientes preguntas:
- ¿Este gasto es imprescindible para mi actividad?
- En caso de que sea imprescindible o muy relevante, y sin renunciar a la pérdida de calidad en el servicio o producto, ¿puedo obtener una disminución en el precio negociando con mi proveedor o acudir a otro con mejor precio e igual calidad?
De este análisis es probable que podamos aligerar la estructura de gastos o, al menos, obtener mejores condiciones que las que estemos teniendo actualmente. Tal y como se ha descrito en el punto anterior, el hecho de realizar este análisis hará que tengamos muy presente la estructura de gastos en cada decisión que podamos tomar.
Asimismo, y del mismo modo, que hemos analizado partida por partida nuestra estructura de gastos, conviene realizar el mismo ejercicio con cada una de las deudas existentes. El objetivo en este caso, además de conocer y que seamos muy conscientes de este aspecto en las decisiones a tomar, no es otro que tratar de renegociar las condiciones aplicadas, con el objetivo de mejorarlas, ya sea con una moratoria en el pago, ampliación del plazo para su liquidación…
Necesidad de financiación
Cuando conocemos la situación económica real, manejamos información sobre las posibles previsiones y hemos conseguido que las partidas de gasto sean las necesarias y hemos podido renegociar de forma parcial o total nuestras deudas, estamos en disposición de determinar si vamos a necesitar financiación externa.
Es ahora cuando comprobamos que todo el trabajo descrito con anterioridad es la parte esencial que la entidad bancaria nos va a solicitar que expliquemos con detalle para justificar la necesidad de financiación, igualmente importante será explicar y convencer sobre nuestra capacidad para devolver en los plazos establecidos. En este sentido, será vital que interioricemos la información generada para que de una forma clara y concisa pueda ser explicada a la entidad financiera, y nuestros argumentos sean válidos para obtener la financiación requerida.
En este apartado debemos considerar de gran valor la información que aportemos; por parte de la entidad financiadora, generalmente se solicitará la información económica del último cierre oficial, así como los resúmenes anuales de impuestos, y el avance de información del ejercicio en curso y las declaraciones tributarias trimestrales o mensuales.
Toda la información que se aporte debe reflejar con fidelidad el estado del negocio y debe estar alineada con el análisis de la situación económica realizado previamente.
Ayudas y subvenciones
Además del acceso a financiación mencionado en el punto anterior, debemos conocer la existencia de ayudas/subvenciones públicas, ya que pueden constituir un complemento a la financiación o incluso ser un sustituto de ésta.
En primer lugar, identificaremos las ayudas existentes, requisitos a cumplir en el momento de la solicitud, así como otros que deben mantenerse por un período de tiempo determinado (p.ej. tener a un determinado trabajador contratado por un período de, al menos, un año) y en caso de cumplir con el perfil requerido, proceder a su solicitud y realizar seguimiento hasta su obtención.
Planificación y control económico
El área económica es una parte vital en cualquier empresa o autónomo. Cualquier crisis, como la que estamos viviendo pone de manifiesto que una adecuada gestión económico-financiera es imprescindible para disminuir los efectos y aumentar las posibilidades de reactivarse.
Gestionar sin perder de vista los números, controlando los costes, teniendo presente los pagos a efectuar, los cobros, estableciendo objetivos realistas y realizando su seguimiento para verificar si vamos por el camino adecuado, o si por el contrario tenemos que hacer modificaciones que vuelvan a encauzar la actividad. Para lograr este cometido, es muy útil solicitar a nuestros asesores un cierre mensual que informe de la evolución mensual de ingresos y gastos, así como de la situación acumulada a una fecha determinada, se trata de un modelo sencillo, en el que entendamos el nombre de cada cuenta de ingresos y gastos y nos permita que, de forma mensual, podamos conocer la situación y evitar que sea tarde cuando haya que tomar una decisión.
MANUEL LÓPEZ MARTÍNEZ
CEO BELBURS ECONOMISTAS Y 360CS
