10 Recomendaciones en la contratación de servicios profesionales

Cuando vamos a realizar la contratación de algún tipo de servicio profesional, es frecuente que nos encontremos ante una multitud de dudas, que pueden hacernos sentir inseguros sobre la elección de la empresa o profesional a quien vamos a delegar algunas responsabilidades de nuestra actividad.

Para ayudar a disipar esas dudas y tomar una decisión basada en argumentos objetivos y fiables, vamos a identificar 10 puntos a tener en cuenta,  para que actuemos con mayor seguridad en la contratación de servicios profesionales que van a ser relevantes para el desarrollo de nuestro negocio:

1. Determinar qué necesito contratar realmente.

Analizar con la máxima precisión y detalle la necesidad real: qué necesita el negocio, en qué va a repercutir en el desarrollo de este, en qué va a mejorar la organización, qué ventajas competitivas podemos obtener o mejorar, qué riesgos o amenazas mitigan o eliminan…

Debemos pensar y escribir con detalle cuál o cuáles son los objetivos que pretendemos con la contratación del servicio.

2. Identificar, al menos, 3 proveedores especializados en dichos servicios.

Antes de decantarse por un proveedor determinado, es importante poder realizar una comparación con al menos 3 posibles candidatos a prestar el servicio.

¿El modo de elegirlos?

Una opción sencilla es que preguntes entre tus contactos, es fácil obtener referencias interesantes, que, como mínimo, uno de los candidatos venga con referencias.

¿Y el resto?

En caso de que no se pueda obtener las referencias suficientes, una buena opción, es usar buscadores en internet, identificar posibles candidatos, revisar sus webs, publicaciones, redes sociales…

3. Solicitar una reunión a cada uno de los posibles proveedores.

El objetivo es tener una primera toma de contacto con los posibles candidatos en la prestación del servicio requerido. En dicha reunión es imprescindible:

• Conocer con exactitud el perfil profesional de nuestros posibles proveedores.
• Explicar con detalle el servicio que necesitamos.
• Tomar notas de cualquier aspecto que consideremos relevante.
• Debemos obtener toda la información posible para valorar al candidato, de modo que es importante que, si surgiera alguna duda, podamos solicitar las aclaraciones pertinentes.

4. Analizar a los candidatos tras la primera toma de contacto.

Identificar directamente quién nos ha generado la confianza para ser nuestro proveedor de servicios.

En esta primera toma de contacto, podremos realizar un análisis subjetivo sobre nuestra percepción inicial. Sobre la/s persona/s con quien nos hemos relacionado. Es decir antes de pasar a un análisis que veremos en los siguientes puntos, comprobaremos si la toma de contacto ha puesto de manifiesto una afinidad o conexión, cierto grado de empatía, o si, por el contrario, no ha existido, convirtiéndose en un aspecto negativo a valorar.

5. Solicitar propuesta

Pediremos una propuesta a aquellos candidatos que hayan pasado el filtro del punto anterior. Es esencial que contenga:

• Descripción clara y detallada del servicio a prestar y que éste coincida fielmente con el servicio requerido. Indicar que cualquier servicio adicional demandado por nuestra parte, estará siempre sujeto a propuesta por el mismo y aceptación posterior, evitando de este modo, pagos inesperados.
• Precio. En este punto es conveniente que el precio sea cerrado, y se determine las fechas y medio de pago.
• Es importante que además de una descripción ajustada del servicio a prestar, se establezca todo aquello que pueda ser relevante en el mismo, como:
  • Plazos y fechas.
  • Tiempos de respuesta.
  • Profesionales a los que se tiene acceso.
  • Acceso a la persona que es la máxima responsable de la cuenta.
  • Modo de relacionarse (reuniones, email, teléfono, whatsapp…).
  • …

6. Comparación de las propuestas.

Para poder decantarnos por la propuesta que mejor se adapte a nuestras necesidades, realizaremos una comparativa de cada una de ellas. Partiendo que cada una de ellas debe contener el servicio exacto que hemos demandado.

Además del precio, aspectos como los indicados en el punto anterior (plazos, tiempo de respuesta, equipo, responsable del equipo, plazos de respuesta, vías de comunicación…) serán determinantes en nuestra elección.

Debemos realizar un análisis comparativo, determinando cuál de las propuestas se adapta de mejor forma a lo que necesitamos.

7. Elección.

Una vez analizados y valorados tanto los aspectos subjetivos y objetivos, seleccionaremos la propuesta que finalmente nos preste el servicio requerido.

Firma un contrato con el proveedor seleccionado en el que aparezcan de forma precisa todos los aspectos que previamente se han acordado y que han hecho que nos decantemos por esa propuesta (modo de prestar el servicio, precio, duración, renovación…)

8. Firma de un contrato.

Firma un contrato con el proveedor seleccionado en el que aparezca de forma precisa todos los aspectos que previamente se han acordado y que han hecho que nos decantemos por esa propuesta (modo de prestar el servicio, precio, duración, renovación…)

9. Evaluación permanente del servicio.

Es recomendable que con una periodicidad no superior al año realicemos una evaluación de los servicios recibidos con el objetivo de determinar que se están llevando a cabo de manera rigurosa según las condiciones pactadas.

10. Evaluación permanente de nuestras necesidades.

A pesar de que nuestro proveedor esté prestando el servicio en los términos acordados, es probable que las necesidades hayan ido variando a lo largo del tiempo, por lo que dicho servicio ha podido dejar de cubrir los objetivos iniciales.

Además de evaluar a nuestro proveedor de forma periódica, debemos analizar cuál son las necesidades reales de nuestra actividad en cada momento.

Debemos poder cotejar, que los servicios pactados continúan adaptándose a lo que nuestra actividad necesita realmente. De no ser así, habría que redefinirlas nuevamente para que el servicio pueda ser reorientado a atenderlas.

Manuel López